Organisation des Auslandsaufenthaltes

In der Regel liegt eine Woche zwischen dem Ende der Vorbereitungswoche und dem Aufbruch zum Praktikum ins Ausland. In dieser Woche müssen alle Modalitäten, wie die Bereitstellung von festen Praktikumsplätzen von Seiten der Aufnahmeorganisation und Abschluss von Versicherungen für die Teilnehmenden, abgewickelt werden.

Projektträger

Für den Transfer zum Aufnahmeort kaufen Projektmitarbeitende Flugtickets bzw. Bahnfahrkarten. Flüge sind in diesem Fall günstiger mit Umbuchungsfunktion und daher idealerweise über ein Reisebüro zu buchen. Denn auch wenn sich im letzten Jahr die Abbruchquote auf 0 reduziert hat, besteht immer die Gefahr, dass aus unterschiedlichsten Gründen (z.B.: Heimweh oder drastisch störendes Verhalten) eine verfrühte Heimreise angetreten wird. Einen einfachen Flug zu kaufen ist im Vergleich zu einem Ticket mit Umbuchungsfunktion viel teurer. Bei Bahnfahrten kann man das jeweilige Ticket kurz vor der anstehenden An- oder Abreise kaufen. Für das Kaufen von Fahrkarten im Ausland werden teilweise Personalausweisnummern benötigt, weshalb diese bereits in der Bewerbung angefordert werden. Die Teilnehmenden sollten nicht mitten in der Nacht ankommen, sondern zu einer Zeit, die ein Abendessen mit dem Team der Aufnahmeorganisation zulässt.

Fit in Europe möchte seinen Teilnehmenden umfassenden Versicherungsschutz bieten. Zunächst wird dazu das Bestehen des Versicherungsschutzes kontrolliert, indem die Kopie der Krankenkassenkarte mit den Bewerbungsunterlagen angefordert wird. Für jeden Teilnehmenden wird zur bestehenden Krankenversicherung eine Auslandskrankenversicherung abgeschlossen. Dem Projekt obliegt darüber hinaus die Verantwortung, die Gruppen umfassend Unfall-, Betriebs- und Privat-Haftpflicht zu versichern. Daher wurde mit einem Versicherungsmakler eine spezielle Versicherung ausgehandelt, die auch bei durch den Teilnehmenden verursachten Schäden im Praktikumsbetrieb haftet. (Bei Rückfragen zu diesem Tarif kontaktieren Sie uns gerne.)

Entsendeträger

Nach der Vorbereitungswoche steht das Projekt mit den Entsendeträgern in engem Austausch. Unter Einwilligung der Teilnehmenden werden relevante Informationen über diejenigen, die die Reise direkt antreten, weitergeleitet. Auch über Zweifler, die zu einem anderen Zeitpunkt die Chance haben, den Auslandsaufenthalt anzutreten, wird sich ausgetauscht.

Auffälligkeiten und Besonderheiten werden besprochen, genauso wie mögliche neue Handlungsfelder, jedoch immer unter Beachtung der Privatsphäre des Teilnehmenden. Denn im Rahmen der Vorbereitung geben diese oftmals viel mehr von sich preis, als sie es bei der Entsendeorganisation tun würden. Dieser geschützte Rahmen muss bewahrt werden. Daher dürfen nur in enger Kooperation mit dem Teilnehmenden Themen weitergegeben werden, die dann bei den Entsendeträgern weiterbearbeitet werden können. Im Einzelfall werden noch spezifische Klärungen durch die Entsendeträger, beispielsweise bei Jobcentern, vorgenommen.

Aufnahmeorganisation

Auch die Aufnahmeorganisation wird zu Teilen über Besonderheiten aufgeklärt. Jedoch auch nur mit Zustimmung der Teilnehmenden und nur, wenn die Hintergründe für die pädagogische Arbeit im Ausland wichtig sind. Generell hat sich bewährt, die in Deutschland immer wieder verwendeten Attribute und Charaktereigenschaften nicht zu thematisieren, um dem Teilnehmenden einen möglichst unvoreingenommen und offen gestaltbaren Auslandsaufenthalt zu ermöglichen.

Noch vor Abreise muss die Aufnahmeorganisation sicherstellen, dass alle Modalitäten mit den Betrieben geklärt sind und der Beginn des Praktikums rechtzeitig stattfinden kann. Mobilitätsfahrkarten für das Aufnahmeland werden durch die Aufnahmeorganisation besorgt. Jeder bekommt eine Fahrkarte, mit der er in der Stadt mit dem ÖPNV fahren kann. Werden hierfür Fotos benötigt, müssen die Teilnehmenden entweder ein Passfoto zur Vorbereitungswoche mitbringen oder es werden Fotos in der Vorbereitungswoche gemacht, die an die Aufnahmeorganisation geschickt werden.

Teilnehmende

Nach der Vorbereitungswoche haben die Teilnehmenden drei Tage sogenannte Bedenkzeit. Entstehen innerhalb dieser Tage keine nennenswerten Zweifel, ist eine Rückmeldung durch den Teilnehmenden auf den gängigen Kommunikationswegen, also per Anruf, Facebook-Mitteilung, SMS oder Email gefordert. Daraufhin werden alle weiteren Vorkehrungen für den Aufenthalt getroffen.

Die Gruppe nutzt die Woche zwischen Vorbereitungswoche und Abreise ins Ausland für das Packen und das Treffen letzter organisatorischer Regelungen. So heißt es bei manchen eine Zwischenunterkunft für das Haustier zu finden oder letzte Termine mit dem Jobcenter abzuwickeln. Die Absprachen mit dem Jobcenter spielen für das Projekt in der Hinsicht eine Rolle, da deren Sachbearbeiter, je nach Standort, eine Art Mitspracherecht hinsichtlich der Entsendeerlaubnis beanspruchen. Hierzu hat das Projekt gesonderte Begründungsschreiben aufgesetzt, die den Nutzen für das Jobcenter transparent machen. Jeder Entsendeträger steht mit dem Jobcenter vor Ort in Kontakt und individuelle Vereinbarungen für eine Teilnahme ausgehandelt. Insbesondere für den Empfang von Sozialleistungen gibt es unterschiedliche Handhabungen, die möglichst rechtzeitig vor Projektbeginn geklärt und eingeleitet werden müssen. Bei Schwierigkeiten bietet das Projekt zusätzlich an die Jobcenter-Zuständigen zu besuchen, um das Projekt und seine Effekte vorzustellen und offene Fragen zu klären.